Segnalazioni-Whistleblowing

Cos'è il Whistleblowing?

Il whistleblowing è un atto coraggioso e responsabile di segnalazione di comportamenti illeciti, non etici o scorretti all'interno di un'organizzazione. I whistleblower, o segnalatori, sono individui che, attraverso la loro determinazione e integrità, svolgono un ruolo fondamentale nell'esporre attività dannose o illegali, contribuendo così al miglioramento della società nel suo insieme.

Perché il Whistleblowing è importante ed obbligatorio?

Il whistleblowing è un pilastro fondamentale della trasparenza e dell'accountability. Attraverso il coraggio dei whistleblower, vengono alla luce frodi, abusi di potere, discriminazioni, corruzione e altre pratiche scorrette che altrimenti rimarrebbero nascoste. Questo processo aiuta a garantire che le organizzazioni operino in modo etico e rispettino le leggi e le normative.

Come funziona la piattaforma Whistleblowing su link diretto?

La piattaforma (totalmente esterna agli ambienti o strumenti informatici di proprietà della ISAM, accessibile dall’area di comunicazione interna e dal sito web della stessa tramite URL https://segnalazioni.isam.qdpitalia.it) è stata progettata per essere un ambiente sicuro, confidenziale e protetto per le segnalazioni. Viene protetta l'identità dei whistleblower garantendone l’anonimato ed è conforme al GDPR. In Tre Semplici Passaggi si può:

Segnalare: utilizzando il sistema online per inviare una segnalazione dettagliata e accurata con la possibilità di aggiungere documenti, immagini o prove se necessario;
Valutazione: Il nostro Legale valuterà la segnalazione e determinerà le azioni da intraprendere;
Trasparenza: si ricevono aggiornamenti costanti sullo stato e l'andamento delle indagini.

Tutela in caso di ritorsioni

I soggetti tutelati da Decreto che ritengano di aver subito una ritorsione, informano ANAC, tramite il sito istituzionale dell’Autorità, per gli accertamenti che la legge le attribuisce. La segnalazione esterna potrà essere effettuata accedendo al servizio dedicato nel sito istituzionale dell’Autorità (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing).

Chi può segnalare

lavoratori subordinati, sia che abbiano un rapporto di lavoro in corso sia che siano in fase di selezione e/o precontrattuale (se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite in tale fase) sia che abbiano terminato il rapporto (se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso);
lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso la Società;
collaboratori, liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività nella Società;
volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

Caratteristiche e contenuti della segnalazione

Le segnalazioni devono esser fondate ed effettuate secondo il principio generale di buona fede, nonché essere il più possibile circostanziate al fine di consentire l’accertamento dei fatti. Esse devono contenere una descrizione chiara e completa dei fatti segnalati, nonché, se conosciute o conoscibili, delle circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi, delle generalità dei soggetti direttamente coinvolti e degli eventuali altri soggetti che possano riferire su tali circostanze. Il segnalante è tenuto, se possibile, a fornire eventuale documentazione e ogni informazione utile a riscontrare la fondatezza della segnalazione.

Cosa non può essere segnalato

contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'Autorità giudiziaria che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate;
le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea;
le comunicazioni con contenuti riguardanti la vita privata, salvo che abbiano attinenza con l’ambito lavorativo in relazione a eventuali illeciti o violazioni di norme interne;
i reclami elevati ai sensi della vigente normativa secondaria di settore, gestiti nell’ambito delle procedure di riscontro ai reclami stessi;
le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. Voci di corridoio).

Le segnalazioni effettuate in mala fede, con contenuti diffamatori, comportano la decadenza delle tutele previste dal Decreto nei confronti del segnalante e possono dare luogo a provvedimenti sanzionatori.

L’accesso alla piattaforma avviene “senza registrazione”, ovvero in forma totalmente anonima, senza indicare i propri dati di contatto: in questo caso, per la presa visione dei riscontri da parte del gestore delle segnalazioni o di eventuali richieste di ulteriori informazioni/approfondimenti sui fatti segnalati, il segnalante dovrà accedere alla piattaforma di sua iniziativa, utilizzando esclusivamente il codice univoco di accesso generato automaticamente dal sistema al termine dell’inserimento della segnalazione.

IMPORTANTE: qualora all’interno della segnalazione il segnalante intenda identificarsi allora dovrà prendere visione dell’informativa resa ai sensi dell’art.13 del REG.UE 2016.

Obbligo di riservatezza

La Società assicura la riservatezza del segnalante, come disposto dall’art.12, comma 1 e 2, del Decreto, secondo cui l’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui essa può evincersi in maniera diretta o indiretta non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi della normativa in materia di protezione dei dati personali. Le misure indicate sono applicate anche al soggetto segnalato e a tutti coloro che sono chiamati in causa nella segnalazione.

Divieto di ritorsione

Ai sensi dell’art.17 del Decreto, i segnalanti e i soggetti di cui all’art. 3, comma 5, del Decreto non possono subire alcuna ritorsione, atto che in via esemplificativa si concretizza nelle fattispecie del licenziamento, demansionamento, modifica unilaterale senza giustificazione del contratto in materia di orario e/o luogo di lavoro, irrogazione di sanzioni disciplinari priva di fondamento.

L’eventuale accertamento delle situazioni sopra descritte sarà sanzionato dalla Società a norma del Sistema sanzionatorio a presidio del Modello organizzativo ex D.lgs. 231/2001 e del Sistema di Segnalazione ex D.lgs. 24/2023, nonché potrà comportare la proposizione delle azioni civili e penali previste dalla legge.

Conservazione della documentazione

La documentazione relativa alle segnalazioni è conservata per il tempo necessario al loro trattamento e comunque non oltre cinque anni dalla data di comunicazione dell’esito della segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza stabiliti dal Decreto e dei principi dettati dal GDPR (art. 14, comma 1) all’interno della piattaforma informatica preposta.

Le funzioni coinvolte di volta in volta nelle attività di riscontro della fondatezza della segnalazione assicurano, ciascuna per quanto di competenza, la tracciabilità dei dati e delle informazioni e provvedono alla conservazione e archiviazione della documentazione prodotta, in modo da consentire la ricostruzione delle diverse fasi del processo stesso.

Sanzioni

In caso di accertamento della fondatezza delle segnalazioni si applicano le sanzioni previste dal sistema sanzionatorio interno nei confronti dei soggetti identificati come autori delle violazioni, ferme restando eventuali conseguenze penali e/o civili e/o amministrative e/o contabili.

Inoltre, è passibile di sanzione disciplinare, ferme restando le altre conseguenze penali e/o civili e/o amministrative e/o contabili, chiunque faccia una segnalazione e/o faciliti una segnalazione che sia palesemente infondata. Costui sarà altresì escluso dalla protezione di cui all’art. 19 D. lgs. 24/2023.

In aggiunta alle conseguenze di cui sopra, si ricorda che il Decreto prevede che l’ANAC possa applicare direttamente sanzioni amministrative- pecuniarie al verificarsi dei seguenti casi:

in caso di accertata ritorsione sul segnalante, impedimento o tentato impedimento della segnalazione o violazione dell’obbligo di riservatezza è applicata, al responsabile di tali comportamenti, una sanzione che può ammontare da 10.000 a 50.000 euro;
in caso di mancata istituzione del canale interno di segnalazione, mancata adozione delle procedure interne o di non conformità delle stesse al Decreto o di mancato svolgimento dell’istruttoria in merito alle segnalazioni ricevute è applicata, al/ai responsabili di tali omissioni, una sanzione che può ammontare da 10.000 a 50.000 euro;
in caso di sentenza, anche di primo grado, che abbia accertato la responsabilità civile del segnalante per dolo o colpa grave, una sanzione che può ammontare da 500 a 2.500 euro.

La Società si riserva di rivalersi nei confronti del responsabile, laddove fosse condannata a pagare una delle predette sanzioni.